Организации и предприниматели могут тратить деньги из кассы в пределах лимитов, не зачисляя их на расчётный счёт. Но есть условие — цели расходования денег и источники их поступления должны соответствовать п. 1 Указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348-У. 

Наличные из кассы можно потратить, если они получены из следующих источников:

• оплата за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги;
• страховые премии;
• при передаче личных сбережений по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
• возврат долга, процентов или неустойки по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
• паевые взносы.

Часть аванса, которую подотчётник сдал в кассу наличными, не попадает ни в одну из этих категорий. Поэтому деньги нужно сдать в банк, чтобы он перевёл их на расчётный счёт (письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

В письме Банк России напомнил, что расчёты наличными между организациями (ИП) и физлицами не ограничены, если деньги поступили в кассу участника расчётов со счёта в банке.