О чем уведомляем работников
Каждого работника нужно уведомить о двух вещах:
- о том, что сведения о его трудовой деятельности формируются в электронном виде;
- и о том, что он вправе выбрать формат трудовой книжки.
Как ожидалось, крайний срок уведомления перенесен с 30 июня на 31 октября 2020 года (Постановление Правительства от 19 июня 2020 г. № 887).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Как уведомлять работников
Некоторые фирмы решили сэкономить время, деньги и бумагу и по-своему организовать процесс уведомления работников. О возможности перехода на электронную трудовую книжку уполномоченное лицо рассказывает группе работников устно. Потом они делают свой выбор в пользу бумажной либо электронной книжки и пишут заявления.
Но теперь, после выхода Постановления № 887, стало ясно, что такой подход запрещен и даже может привести к штрафу.
В нем прямо написано, что оповещать работников о возможности перехода на ведение трудовой книжки в электронной форме и предоставлении сведений о трудовой деятельности нужно в письменной форме.
При этом отдельно указано на то, что возможные способы таких уведомлений фирма должна утвердить в локальном правовом акте, а именно:
- по электронной почте;
- посредством онлайн-сервисов;
- путем обмена электронными документами или сканами документов.
Какое может быть наказание за нарушение формы уведомления
После 31 октября трудовые инспекции будут проверять, как это требование выполнялось работодателем. Ведь не напрасно Роструд внес изменения в свой регламент проверок (см. приказ от 22 апреля 2020 г. № 103).
Перечень документов, которые будут требоваться при трудовых проверках, расширен. Это вызвано новыми требованиями к работодателям о формировании сведений о трудовой деятельности работников.
Так, среди документов, которые будут проверять, упомянуты:
- уведомления работников;
- трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- заявления работников и др.
Доказательством того, что работник был уведомлен письменно, может стать его подпись на уведомлении или в отдельном ознакомительном листе.
А ответственность установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ - за нарушение требований трудового законодательства:
- штраф от 1000 до 5000 рублей – на должностных лиц и ИП;
- штраф от 30 000 до 50 000 рублей – на юрлиц.